Strenge regels beperken creativiteit en spontaniteit, maar dat betekent niet dat je vooraf bepaalde zinnen helemaal uit de weg moet gaan. Er zijn een aantal tips voor de klantenservice die keer op keer zijn gebruikt om geweldige ervaringen te creëren.
Als de klantenservice de geloofwaardigheid krijgt die ze verdient, krijgen bedrijven te zien waar het bij “mond-tot-mondreclame” om draait.
Het klantenserviceteam heeft de juiste tools nodig
Er is gewoon geen alternatief voor het kennen van de klanten op de klantenservice. De juiste ondersteuningstools maken het gemakkelijk. je zou verbaasd zijn over het aantal zinvolle gesprekken dat je kunt voeren als je alles inzichtelijk hebt
Oefen duidelijke communicatie met klanten
Het kan je van pas komen om een aantal gesprekken met klanten te oefenen voordat je aan het werk gaat op de klantenservice. Door bijvoorbeeld een collega een lastige klant te laten spelen. Zo weet je hoe je moet omgaan met een bepaalde toon van klanten en ook om met oplossingen te komen.
Spreek zoals je klanten dat doen
Als de klant een informeel gesprek voert probeer daar dan in mee te gaan. Maar pas op ga niet te ver houd altijd de regels van je bedrijf in acht en de toon waarop je dient te spreken.
Gebruik altijd positieve taal
Positief taalgebruik is een goede manier om toevallige conflicten als gevolg van miscommunicatie te voorkomen.
Negatief taalgebruik: “Ik kan je dat product pas volgende maand krijgen. Het is op dit moment nabesteld en niet beschikbaar.
Positieve taal: “Dat product is volgende maand beschikbaar. Ik kan de bestelling nu voor u plaatsen en zorg ervoor dat deze naar u wordt verzonden zodra het bij ons magazijn aankomt!
Klantenklachten geloofwaardig maken
Als een klant komt met een klacht neem je deze altijd serieus. Je moet het gevoel bij de klant creëren dat zijn klacht serieus genomen wordt en dat er iets mee gebeurt.